Il processo che ha portato alla creazione delle banche dati alla base del Web-GIS, non è stato né breve né semplice ed ha coinvolto in tutte le sue fasi i comuni aderenti al progetto, ossia i responsabili primi della creazione, dell'aggiornamento e della verifica della toponomastica.  Le discussioni tenute presso i comuni sono servite a metter a fuoco i molti aspetti legati all'organizzazione della toponomastica, la disponibilità di dati (le cui fonti principali sono stati lo stradario anagrafico, gli elenchi derivanti dal censimento generale della popolazione, l'eventuale numerazione civica, eventuali rilievi sui fabbricati e sulla viabilità extra-urbana, etc.),  e specifiche problematiche ed esigenze legate agli obiettivi del progetto. Alla fase di discussione coi comuni è seguita una accurata verifica sul campo per valutare eventuali discrepanze nella toponomastica e in generale per localizzare sia le abitazioni che la viabilità di accesso, che altri elementi territoriali ritenuti importanti. I risultati di questa verifica sono stati nuovamente oggetto di discussione coi comuni, prima di arrivare alle banche dati effettivamente utilizzate.